Schlagwort: PCG

Gut zu wissen: Import von Überweisungen

Ein Feature im Kundenstammmodul soll hier einmal in den Mittelpunkt gerückt werden, und zwar die Möglichkeit, den CSV-Export einer Finanzsoftware in den PC Gärtner zu importieren.

Dazu wird im Kundenstammmodul unter „Import Überweisungen“ ein Dialog gestartet, der den Dateiaufbau in punkto Kopfzeile, Trennzeichen und Masken definieren soll. Anschließend kann die csv-Datei kontrolliert, halbautomatisch verknüpft und den entsprechnungen Kunden- und Rechnungsnummern zugeordnet werden. Auch sind mehrere Filter wie zum Beispiel „bereits bezahlt“ anwendbar, die schnell helfen, einen Überblick zu bekommen.

Die einzelnen Schritte sind in dem Text „Überweisungen importieren“ in der internen Dokumentationsplattform nachlesbar.

Das Aufgaben-Modul im PC Gärtner

Datenschutz – (Unerwarteter) Mitarbeiterwechsel – Prozesse optimieren

Wir wollen noch einmal auf ein gern übersehenes Feature  hinweisen. Und zwar aus Gründen, die auf alle Betriebe zutreffen:

  • Die DSGVO zwingt uns seit 2018 mit guten Gründen, Prozesse und Aufgaben zu dokumentieren, u.a. um Datenschutzaspekte nachprüfbar zu machen.
  • Das hat zudem den Vorteil, dass diese Prozesse und Aufgaben für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nicht erst dokumentiert werden müssen, sondern bereits im System hinterlegt sind und es so einfacher ist, den Geschäftsbetrieb immer aufrecht zu erhalten und grundsätzliches Know-how zu bewahren.
  • Auch im alltäglichen Betrieb und mit Mitarbeiter*innen, die sich eine Aufgabe teilen, ist eine elektronische Ablage und Notiz das geeignete Mittel zum Zweck.
  • Die Mitarbeiter*innen werden automatisch, regelmäßig und tag- bzw. zeitgesteuert am PC informiert, dass eine Aufgabe anliegt.Aufgabenliste

Welche Beispiele im alltäglichen Arbeitsleben können das sein?
Hier ließe sich das Abholen der tagesaktuellen Preislisten eines Großhändlers nennen oder aber die einzelnen Schritte beim Versenden von Serienmails.

Auch die Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit der „Maschine“ wird einfacher, wenn z.B. seltene Prozessschritte, die nicht automatisch ablaufen können, als Termin oder Todo in der Liste landen.

Die Aufgaben-Verwaltung ist unter Hilfsmittel im PC Gärtner Startmenü zu finden. Weitere Info zu DSGVO-Aspekten im PCG findet ihr in den Hilfeartikeln.

Gut zu wissen: Suche nach Auftrags- oder Rechnungsnummer

Die Ökobox Auftragsbearbeitung ist jetzt um eine Funktion reicher:
Unter „Suche Auftrag“ finden sich nicht nur die

  • Suche nach Kistennummern
  • Suche nach Auftragsnummern

Auch die Suche nach Rechnungsnummern ist im aktuellen PC Gärtner jetzt möglich und erleichtert es, entsprechende Kundenanfragen schnell zu klären und zu beantworten.

Die Inventur-App

Das Jahresende naht und damit vielleicht eine Inventur des aktuellen Bestandes. Grund genug, um noch einmal an die seit diesem Jahr funktionalere App zu erinnern.

Funktionaler ist sie deshalb, weil sie netzwerkunabhängig von Windows und WLAN arbeitet und deshalb auch im Kühlhaus problemlos anwendbar ist. Auch Kommazahlen in den Beständen sind möglich. Und immer gilt: je nachdem wie konsequent im Betrieb beim Ausbuchen von Verlust gearbeitet wird, ist die App auch mal zwischendurch erforderlich. Dafür können generell Windows-Tablets und Android-basierte Geräte verwendet werden.

Zettel adé

Mit dem Hofladenmodul steht auch die Einkaufslisten-App zur Verfügung, die sich besonders an Hofbewohner- oder Mitarbeitereinkäufe richtet.

Zettel, die sonst im Laden in Kassennähe herumliegen und noch extra eingetippt werden müssten, sind damit obsolet. HofbewohnerInnen und MitarbeiterInnen sind hier ganz normal im Kundenstamm vermerkt und mit einem Extrahäkchen „Hofladen-Kunde“ versehen. Zusätzlich wird noch eine PIN unter den Mitarbeiterstammdaten benötigt .

In der App kann dann gezielt nach Artikeln gesucht werden bzw. auch danach, was der- oder diejenige bisher an Artikeln gekauft hat. Selbstverständlich kann auch der Barcodescanner eingesetzt werden. So wird nichts Wichtiges für das Abendessen vergessen.
Sollte einmal keine Verbindung bestehen, ist es trotzdem möglich temporär offline weiter einzukaufen. Denn wenn wieder Verbindung besteht, dann werden die Einkäufe verbucht.

Gut zu wissen: Rechnungslisten im PCG erstellen

Rechnungen lassen sich im PC Gärtner seit einer Weile auch noch nach dem Erstellen blockweise als PDF ausgeben. Das kann von großem Vorteil sein, wenn die Buchhaltung sie in dieser Form benötigt, oder falls sie auf diese Weise unveränderlich archiviert werden sollen.

Im Kundenstamm–Modul unter Rechnungslisten kann nach den entsprechenden Rechnungen gezielt gesucht werden.

Im Suchergebnis ist dann wählbar, ob nur eine Rechnung oder alle gewählten Rechnungen als PDF abgespeichert werden sollen. Auch ein Export der Rechnungsliste als Datei ist möglich.

Blockweise als PDF oder CSV

Schöner schreiben

Kürzlich sind neue Variablen hinzugekommen, die z.B. in Texten für Emails verwendet werden können. Variablen sind mit % umschlossene Begriffe, die beim Versand oder der Anzeige mit realen Werten ausgetauscht werden. So wird %Vorname% mit dem Vornamen der Empfängerin oder des angemeldeten Benutzers ausgetauscht, oder %Liefertag% mit dem (typischen) Wochentag der zugewiesenen Liefertour.

Manche Variablen können eine Nummer enthalten, und so z.B. auf einen Artikel verweisen: %Artikel.123.Bild% wird das Bild des Artikels mit der Nummer 123 einblenden und %Artikel.123.Preis% den Preis.

Die Liste der möglichen Variablen kann im PCG (z.B. in der Anschreibenverwaltung) oder im Shop bei der Eingabe von Textbausteinen oder der Inhalte abgerufen werden.

Übrigens können auch Textbausteine mit Variablen wiederum als Variable angesprochen werden: %ph.mailtrailer% würde den gleichnamigen Textbaustein einblenden.

Um den Umgang mit HTML zu vermeiden, akzeptieren mittlerweile viele Eingabefelder, bei denen Informationen für den Shop hinterlegt werden können, eine einfache Markierungssprache, wir nennen dies Wiki-Syntax. Mit wenigen Regeln kann so ein Text erstellt werden, der sowohl vom Menschen gut zu lesen ist, aber auch im Web-Umfeld passend formatiert werden kann: so wird z.B. __Fettschrift__ zu Fettschrift oder [https://pcgteam.eu|zum PCG-Team] wird ein HTML-Link zum PCG-Team.

Die Beschränkung auf wenige wichtige Formatierfunktionen verringert Fehlermöglichkeiten und erzeugt in den meist auch ein einheitlicheres Erscheinungsbild. Letzteres kann in Absprache mit dem Haus-Designer auch angepasst werden.

Durchgestrichene Preise

Ab und zu müssen wir hier mal über einige eher „unterbelichtete“ Funktionen berichten – dies sind Dinge, die mal mit großer Euphorie gewünscht und gebaut wurden,  aktuell selten im Einsatz sind, aber unserer Meinung nach mehr Anwendungs-Potential haben.

Die Darstellung durchgestrichener Preise ist so eine Funktion. In manchen Online-Shops wird dieses Feature etwas übertrieben eingesetzt – aber als „Anmacher“ scheint es zu funktionieren, ebenso wie ein solches Label in einem Ladengeschäft.

Diese Preisunterschiede von Hand zu pflegen ist allerdings aufwendig, sofern der Shop mehr als nur 100 Produkte hat. Gerade im Frischebereich wechseln Preise auf Tagesbasis, zumindest aber wöchentlich. Durch die elegenten Preispflegefunktionen im PCG kann das Shopsystem aber einige Techniken anbieten, die diese Anzeige weitgehend automatisieren.

Zur Wahl stehen „Anzeige wenn mindestens x% Unterschied“, „Anzeigen wenn mindestens y€ Unterschied“ oder „Anzeige nach Preisgrenze“. Die ersten zwei Optionen schlagen zu, wenn der Shop „merkt“ das sich der Preis zu einem kleineren Wert verändert hat – dazu werden diese Preise intern mitgeschrieben. Die letztere Option wiederum verwendet die Unterschiede im Preis, die sich aus den Wochen-Preisen der internen Preislisten ergeben.

Alle diese Optionen können kombiniert werden, so das die Peinlichkeit vermieden werden kann, stolz auf einen Cent Unterschied zu verweisen.  Um noch mehr Transparenz zu haben, gibt es im Adminbereich des Shops eine bersicht über die aktuelle Situation mit einer kompletten Liste aller hervorgehobenen Artikel.

Diese Funktion funktioniert in allen Shopmodellen. Also: Einschalten und laufen lassen, natürlich den Erfolg kontrollieren! Dazu gibts wederum das Tracking….

Großes PCG Anwenderteffen 2019

Ende Januar waren wir wieder in Schmerlenbach zum PCG Anwendertreffen versammelt! Und der große Raum war bis auf den letzten Platz besetzt. Schön, dass wir als PCG Team so viele bekannte und auch neue Gesichter begrüßen konnten.

Tagsüber wurden die Neuerungen im PC Gärtner vorgestellt. Dazu gehörten:

  • das Kommunikationsmodul
  • der Neubau der Packstelle
  • die Aktionsverwaltung

In der Beiratsrunde wurde unter Betriebsleiter*innen über künftige Neuerungen diskutiert. Diese Runde war auch offen für Interessierte. In einer parallelen Runde dazu konnten Fragen rund um den PC Gärtner gestellt werden.

Viel sehens- und hörenswertes war auch aus den Themenbereichen des PCG Universums dabei:

  • Es wurden die vielen Möglichkeiten besprochen, auf den Shop 2016 umzustellen. Für jede Betriebsgröße und jeden Geschmack sollte sich die passende Variante finden. Lasst Euch beraten.
  • Ausgiebig besprochen wurden auch Servicepakete für die Artikelpflege.
  • Zum Thema Online-Marketing hörten wir von John einen interessanten Vortrag, der an ein konkretes Angebot geknüpft war.
  • Wir haben auf die Schulungsangebote zum PC Gärtner in der Weiling Akademie hingewiesen. Bob schult zum Shop am 22. März (Coesfeld)/5. April (Lonsee) und Charly zum PCG am 21. März (Lonsee). Die Anmeldung bitte direkt bei Weiling!

Ja, und Abends haben wir gemütlich bei Wein, Bier und Knabbereien in der Kilian’s Bar zusammengesessen. Das Tagungszentrum hat uns wieder einmal verwöhnt und wir kommen in 2020 gerne wieder. Den Termin könnt Ihr schon notieren: 29. – 31. Januar 2020.

Tools für Mitarbeiter*innen

Vor allem für regelmäßige Termine im Büro- und Planungsalltag Eures Betriebes gibt es die Möglichkeit, Erinnerungen, Notizen und Aufgaben im PC Gärtner einzuschalten. Alle Funktionen dazu findet Ihr unter den Basismodulen unter „Hilfsmittel“.

Unter „Aufgaben“ kann es sich dabei um zeitlich gesteuerte Mitteilungen an genau den lieben Kollegen oder die Kollegin handeln, die mit einem ganz bestimmten Modul arbeiten und an einen wichtigen Punkt erinnert werden sollen. Oder es handelt sich um eine Aufgabe, die ein Protokoll erfordert wie z.B. das Protokoll für den Kühlraum.
Unter „Termine“ und „Notizen“ kann zwischen allgemeinen und privaten Terminen unterschieden werden.

So ist alles gut organisiert, auch wenn mal jemand im Urlaub oder krank ist bzw. wenn sich mehrere Mitarbeiter*innen gemeinsam um eine Aufgabe kümmern. Der Vorteil dieser elektronischen Erinnerung ist auch, dass kein Wind sie vom Schreibtisch wegpusten kann.