Serienmails bleiben immer ein Thema: zu viel ist zu beachten. Wo kommen die Empfänger her, wie gestalte ich die Serienmail, wie individualisiere ich sie? Was mache ich mit den Bildern, die ich da reinpacken möchte?
Mittlerweile ist der zum PCG Anwendertreffen im Januar 2024 vorgestellte Editor weiter gereift. Der Ablauf zur Erstellung einer Serienmail ist dadurch einfacher geworden:
Bau Dir eine Mail mit dem neuen Editor zusammen. Beginne mit Strukturelementen, das sind horizontale „Gerüste“. In die vorgesehenen Stellen dieser Gerüste packst Du dann Inhalte rein – das sind typischerweise Texte und Bilder. Ein Bild kannst Du direkt im Inhalte-Bereich hochladen, für den Text steht sogar eine durchaus brauchbare KI Unterstützung bereit. Im Text kannst Du unsere Platzhalter und Variablen (z.B. %Anrede%) verwenden. Vergiss solche Dinge wie Abmeldelink nicht.
Speichere diese Mailvorlage unter einem Namen ab.
Teste die Mail, indem Du sie direkt aus dem Shop Adminbereich an eine beliebige Adresse sendest. Versuche viele verschiedene Mailprogramme zum Lesen auszuprobieren (es gibt dafür auch spezielle Kontroll-Dienste). Der Editor bewahrt Dich vor den größten Fehlern, aber zu kreativ solltest Du bei der Gestaltung besser nicht sein.
Wenn alles passt, verknüpfe die Mail mit einer Mailtemplate-Nummer.
Starte den Versand an die Zielgruppe aus dem PCG wie gehabt. Wähle dazu die Nummer des Templates aus.
Mit eingeschaltetem Tracking kannst Du den Erfolg einer gut gestalteten Mail kontrollieren.
Die nächste Serienmail kannst Du dann mit einer Kopie der letzten Vorlage beginnen. In der kann wieder eine neue(!) Gestaltungsmöglichkeit des Editors ausprobiert werden.
Eine Beschreibung des Prozesses findet Ihr in der Hilfe (nach Login). Ihr braucht für die genannten Werkzeuge dazu Mitarbeiter-Zugriff auf den Shop-Admin-Bereich.
Auch in Zeiten von Whatsapp, Threema, Signal, Skype, Telegram, Discord, Teams, Slack oder Facebook: Ohne sie geht gar nix. Leider kommen aber unsere wunderschön formatierten Emails nicht immer an und landen im Spam Folder, werden zurückgewiesen oder schlimmer: sie landen im Nirvana. Emails sind nach wie vor der wichtigste -und bequemste- Kommunikationsweg zu den KundenInnen.
Deshalb mal wieder aktuelle Infos von dieser Front, inklusive einiger Begriffsklärungen (Fett, in Klammern). Hierbei soll es nur um die Tricks bei der Zustellung der Emails gehen, nicht um die Sicherung des Inhaltes einer Mail (das wäre ein eigener langer Artikel). Übrigens enthält die aktuelle c’t (24/2023) einige Beitrage zum Thema, die diesen Beitrag, der auf unser System zugeschnitten ist, sehr schön ergänzen.
Wir als Ökobox-Online erzeugen aktuell über 2 Mio Emails pro Monat für alle Anwender, fast alle von denen stellen wir auch über unsere eigenen Mailserver zu (Standard-Einstellung bei uns). Den Prozess kann man sich etwa so visualisieren:
PCG -> Shop -> ÖO-Mailserver -> Ziel -> Mailserver mit Ziel -> Mailbox
Natürlich möchten wir, dass unsere Mail sicher in der Ziel-Mailbox ankommt. Aber das wollen ja alle (also auch die, die uns was Verkaufen wollen, Monster die uns reinlegen wollen, Phisher die an unser Geld wollen…) …. deshalb unternimmt der Provider (der „Zur-Verfügung-Steller“) der Mailbox (=Briefkasten) viel, um die gewünschte von der ungewünschten Mail zu trennen. Das ist nicht einfach, weil der ja nicht wissen kann was nun gerade von uns „gewünscht“ ist oder nicht. Und während viele geduldig immer wieder die gedruckten Kataloge aus dem Briefkasten entsorgen, schimpfen sie über den Provider, weil er doch so viel Spam durchlässt. Der Provider wiederum hat ein eigenes Interesse, weil er den Mailbox-Benutzer braucht um selber Werbung an den Mann/die Frau zu bringen (z.B. Google oder Outlook.com), oder weil er für seinen Dienst bezahlt wird (z.B. gmx pro oder posteo).
Das Thema, also wer wem unaufgefordert eine Nachricht senden darf, ist offensichtlich zu komplex um in Parlamenten verhandelt zu werden, deshalb haben sich die Techniker über die Jahre eine Reihe verrückter Dinge ausgedacht, um das Problem in den Griff zu bekommen. Allerdings wird das schnell sehr -sagen wir mal- umfangreich. Vielleicht so vielschichtig wie ein Lieferservice, der vor 15 Jahren ja auch noch ganz einfach war …
Im Kern geht es um die „Reputation“ eines Mail-Senders. Ist die gut, kommt die Mail an, ist sie das nicht (oder unbekannt), kommt sie …vielleicht an. Ganz so wie mit Nachrichten im echten Leben. Damit man diese Reputation aber an irgendwas festmachen kann, muss man das Gegenüber (den Absender) sicher erkennen – wie bei einer Postkarte hat man dazu aber zunächst mal nur das, was als Absender draufsteht. Und ob das stimmt…
Sicherheitstechniken
Sowas kann man in der Computerei kryprografisch absichern…supercool, aber das ist so kryptisch wie es klingt. Es braucht eine saubere Infrastruktur (also richtig installierte Programme und Zertifikate) und insbesondere Leute die verstehen was sie encrypten, signieren (DKIM) und , was „Schlüssel“, deren Bekanntmachung (DNS) und deren Gültigkeiten sind, und wie man das Ganze prüfen kann (DMARC). D.h. es ist teuer und braucht immer wieder Betreuung.
Im Internet kann man aber auch den Briefkasten rausfinden, wo die Mail „eingeworfen“ wurde (Mailserver, SMTP Server). Der hat eine Adresse, und wer eine eigene Domain hat, kann öffentlich (DNS) anzeigen und bestimmen (SPF), von welchem Servern eigene Mails überhaupt eingeworfen werden dürfen. Da man sich bei seinem eigenen Email-Konto (SMTP) typischerweise erstmal mit Benutzernamen und Passwort anmelden muss, ist dieser Mechanismus schon mal recht hilfreich um zu verhindern, dass Bösewichter unter dem eigenen Namen Mails versenden, denn sowas kann eine Empfängerin leicht prüfen.
(Dies ist übrigens ein typisches Problem, wenn Google weitergeleitete Emails als Spam markiert oder ablehnt: der Weiter-Leiter tut nämlich so als wäre er der originale Sender - der hat aber festgelegt, das nur bestimmte Server seine Emails senden dürfen. Google bemerkt dies zu Recht und lehnt die Mail ab).
Wir senden meist „im Auftrag“ des Anwenders
Eine Komplikation besteht aber weiter: Die (meisten) Online-Shops senden Emails (z.B. „Ihre Bestellung ist eingegangen“) von der Domain „oekobox-online.eu“, in der Mail selber (also auf der Postkarte) steht aber „xyz-biokiste.de“. Das ist für einen Empfänger nicht unbedingt stimmig, und hier beginnt eine Grauzone, für die die Techniker noch keine klare (oder einfache) Lösung gefunden haben. Wir (Ökobox-Online) senden Emails im Auftrag der Kunden. Sozusagen als Überbringer, etwa so wie ein DPD/UPS/Hermes eine Bestellung ausliefert. Da klingelt ja auch der Paketmann/Frau, und nicht der Absender selber.
Viele Mail-Empfänger Administratoren erkennen diese Komplikation nicht und stellen Ihr System der Einfachheit halber so ein, Mails nur empfangen werden, wenn, der auch auf der Postkarte draufsteht auch der Überbringer ist. Dadurch landen unsere Mails mitunter im Spam-Ordner oder kommen nicht an.
Manche Provider haben so strikte Regeln, so dass diese Technik gar nicht möglich ist – hier senden wir die Mail in unserem Namen – am Klartextnamen des Absenders und am Inhalt erkennen die Empfänger dann dass die Mail vom Kistenbetrieb ist.
Alternative: Versand mit Anwender-Mailserver
Nun werden einige sagen, „ok, dann sendet doch von einem Mailserver der xyz-biokiste.de“ (Einstellung „Anwender-Mailserver verwenden“).
PCG -> Shop -> ÖO-Mailserver -> Anwender MS -> Ziel-Mailserver mit Ziel-Mailbox
Nun gibt es eine Reihe von neuen potentiellen Schwierigkeiten:
In der Regel verwendet man keinen eigenen Mailserver, sondern darf einen Mailserver des Providers „mitbenutzen“. Sinnvoll, soviele Mails sendet ein Betrieb ja nun auch wieder nicht. Aber:
Der Provider kennt seine Kunden nicht so gut….und erlaubt nur wenige Mails (pro Stunde z.B.) zu versenden, es könnte sich ja auch um Fehler oder gehackte Kundenkonten handeln – und die Reputation des (Provider-)eigenen Servers gilt es zu schützen. Problematisch bei Serienmails, schon bei wenigen 100 Emails muss man „throttlen“ (verlangsamen, Einstellungen->Mail).
es kann sein (und ist bei großen Providern wahrscheinlich), dass der Mailserver immer mal wieder als Spamversender aufgefallen ist, und deshalb eine schlechte Reputation hat. Das gibt Minuspunkte in der Reputation, was mitunter dazu führt, das die Gesamtminuspunkte höher sind als die über unsere Server gesendeten Emails.
Gerade bei sehr großen Providern hilft der SPF-Eintrag nur wenig, weil es viele gehackte Konten gibt, die ja legal ebenso diesen Provider Mailserver mitbenutzen dürfen.
Wir mögen diese Option nicht so gern, weil es immer wieder Aufwand ist den Zugang beim Provider funktional zu halten; so wird oft unbedacht das Passwort gewechselt, gelegentlich wird der Account gesperrt , manchmal müssen Zertifikate ausgetauscht werden. Zudem können wir bei dieser Einstellung nicht mehr den Weg zum Ziel-Server verfolgen und können keine Anfragen „Warum ist die Mail nicht angekommen“ beantworten. Auch das automatische Bearbeiten der Rückläufer gelingt dann nicht mehr. Bis zu einem erfolgreichen Setup kann es schon mal paar Stunden dauern.
Was ist die beste Einstellung?
Das hängt vom Resultat ab 😉 d.h. oft muss man es ausprobieren. Jeder Provider baut andere Mechanismen und Regeln ein, die wir nicht kennen. Typischerweise gibt es eine Reihe von Tests, und je nach Ergebnis wird ein „Spam Score“ errechnet.
Weil unsere Server eine sehr hohe Zahl an Emails senden, wir dies schon lange tun und es dabei sehr wenig Beschwerden gibt, haben wir eine sehr gute Reputation. Obwohl wir einige Techniken (wie die o.g. DKIM/DMARC) nicht anwenden und die erwähnte „im Auftrag“ Methode auch zu Minuspunkten führen kann.
Man kann die alternative Methode ausprobieren; hilfeich ist aber eine gute Statistik vor und nach der Umstellung zu pflegen, um eine Basis für die finale Einstellung zu haben. Auch muss jeder entscheiden, ob die hoffentlich erhöhte Zustellrate o.g. Nachteile aufwiegen.
Bzgl. der Zustellsicherheit wäre die Verwendung eigener Mailserver inkl. einem kompletten DKIM/DMARC Setup die theoretisch beste Variante. Mit o.g.Nachteilen.
Tipps um die Spam-Einordnung zu minimieren
Verwende wenige Bilder, größenoptimiert (hier sind die Bytes gemeint) und mit einem sinnvollen Alternativtext.
Bilder sollten auf eigenem Server gespeichert sein oder eingebettet werden
Die gesamte Mail soll nicht zu groß sein. 300kb sind auch heute noch ein guter Wert.
Vermeide Links auf zu viele verschiedene Domains in Deiner Mail. Da zählen auch oben erwähnt Bildlinks dazu.
Insbesondere öffentliche URL-Abkürzer bringen oft Minuspunkte. Du kannst den Abkürzer aus dem Shop-Adminbereich verwenden, dann gibt es sogar etwas Statistik dazu. Auch Links auf Weiterleitungen sollten zumindest innerhalb Deiner Webseite sein.
Sende von Deiner Betriebsdomain, bzw. verwende nur Email-Adressen Deiner Betriebsdomain (als Antwortadresse z.B.)
Füge oekobox-online als erlaubten Sender für Deine Mails hinzu. Das erfolgt mit der oben erwähnten SPF Technik. Dabei wird dieser Eintrag im DNS Deiner Domain hinterlegt oder hizugefügt : „v=spf1 … include:_spf.oekobox-online.eu ….“
Nur wenn Dein eigener Mailserver verwendet wird: Installiere und teste die DKIM/DMARC Einstellungen.
Der nervige „das ist Spam“ Knopf…
Diesen Button gibt es bei einigen Mail-Providern. Die Idee ist, dass durch dessen Nutzung das Mailprogramm trainiert wird und in Zukunft solche Mails automatisch(er) ausfiltert. Leider scheint diese Idee nicht bei allen Nutzern so verstanden worden zu sein – oft wird er offensichtlich geklickt, nur wenn man die betreffende Mail nicht mehr „sehen will“. Da können gerne auch Bestellbestätigungen o.ä. sein, zu deren Zustellung wir verpflichtet sind. Und aus Versehen wird er wohl auch gern geklickt.
Das Problem dabei: Der zu trainierende Filter vergibt dann auch Minuspunkte für den Absender und auch dem Postboten, d.h. unsere gemeinsame Reputation sinkt. Besonders fatal ist das, wenn die Reputation zwischen den Providern kommuniziert wird (was oft der Fall ist), und natürlich bei den „großen“, wie Google oder Apple. Aus diesem Loch kommt man nur schwer wieder raus.
Netterweise haben große Provider die „Spam-Buttons“ mit einer Rückmeldung an und ausgestattet – wir empfangen die, schauen ob das relevant ist und leiten solche Infos mitunter an Euch weiter.
Zwar können wir auch nicht genau sagen , was Ihr bei „Kunde hat Spam bei Bestellbestätigung geklickt“ tun sollt – aber vielleicht habt Ihr den Kunden ja mal am Telefon und könnt ihm das sagen. Sofern es um weniger wichtige Transaktionsnachrichten („Ihr Lieferschein“ oder „Ihre Lieferung kommt bald“) geht, kann man diese ja auch direkt für den Kunden ausschalten (wir überlegen, das automatisch zu tun…).
Kürzlich sind neue Variablen hinzugekommen, die z.B. in Texten für Emails verwendet werden können. Variablen sind mit % umschlossene Begriffe, die beim Versand oder der Anzeige mit realen Werten ausgetauscht werden. So wird %Vorname% mit dem Vornamen der Empfängerin oder des angemeldeten Benutzers ausgetauscht, oder %Liefertag% mit dem (typischen) Wochentag der zugewiesenen Liefertour.
Manche Variablen können eine Nummer enthalten, und so z.B. auf einen Artikel verweisen: %Artikel.123.Bild% wird das Bild des Artikels mit der Nummer 123 einblenden und %Artikel.123.Preis% den Preis.
Die Liste der möglichen Variablen kann im PCG (z.B. in der Anschreibenverwaltung) oder im Shop bei der Eingabe von Textbausteinen oder der Inhalte abgerufen werden.
Übrigens können auch Textbausteine mit Variablen wiederum als Variable angesprochen werden: %ph.mailtrailer% würde den gleichnamigen Textbaustein einblenden.
Um den Umgang mit HTML zu vermeiden, akzeptieren mittlerweile viele Eingabefelder, bei denen Informationen für den Shop hinterlegt werden können, eine einfache Markierungssprache, wir nennen dies Wiki-Syntax. Mit wenigen Regeln kann so ein Text erstellt werden, der sowohl vom Menschen gut zu lesen ist, aber auch im Web-Umfeld passend formatiert werden kann: so wird z.B. __Fettschrift__ zu Fettschrift oder [https://pcgteam.eu|zum PCG-Team] wird ein HTML-Link zum PCG-Team.
Die Beschränkung auf wenige wichtige Formatierfunktionen verringert Fehlermöglichkeiten und erzeugt in den meist auch ein einheitlicheres Erscheinungsbild. Letzteres kann in Absprache mit dem Haus-Designer auch angepasst werden.
Emails sind ein besonders wichtiger Teil des Marketingkonzeptes für Betriebe, die sich online präsentieren oder verkaufen möchten. Es gibt viele Argumente in diese Form Marketing zu investieren:
Wir können personalisiert ansprechen und so für höhere Klickraten sorgen.
Höhere Klickraten vergrößern die Chance, dass Produkte des Betriebes im Warenkorb landen und InteressentIn zu Kunde bzw. Kundin wird.
Die Mail erscheint im Design der Website, denn sie basiert auf einer HTML Vorlage.
Wir erfahren mehr über die Wirksamkeit von anlassbezogenen Mails wie Einladungen zu Hoffesten oder Liefertagsverschiebungen.
Wer alles an einem Projekt zum Email Marketing im und außerhalb eines Betriebes beteiligt ist, verdeutlicht folgendes 90 Sekunden – Video.
Das Video ist ohne Ton. Mit Klick auf das Symbol rechts unten im Videofenster kann auf Vollbild geschaltet werden.
Schon immer sendet unser System auf Wunsch Erinnerungsmails vor anstehenden Lieferungen. Je nach Einstellung erfolgt dies direkt vor der Lieferung oder auch schon beim Erzeugen einer konkreten Bestellung aus dem Abo.
Auf vielfachen Wunsch kommt nun auch die proaktive Erinnerung dazu: für Kunden die lieber jedesmal periodisch bestellen, oder auch für Gelegenheitsbesteller, die dieser Option zugestimmt haben.
Wie immer greifen eine Reihe von Regeln, um die Kunden vor zu viel Mail von uns zu bewahren – allerdings kann man diese nun auch explizit außer Kraft setzen.
Hier der neugestaltete Dialog im PCG. Einige Optionen können die Kunden natürlich auch in ihrer Profilseite ändern.
Auch bisher war es möglich, das Design der Email anzupassen – allerdings musste das Design im Shop hinterlegt werden. Seit einiger Zeit kann nun Euer WebDesigner Emails entwerfen. Unter Einstellungen > Mail/SMS im Admin-Bereich können bis zu drei Vorlagen hinterlegt werden, welche auch im PCG – z.B. in der Anschreiben-Verwaltung – ausgewählt werden können.
Eine Vorlage ist zunächst HTML-Code, so wie auch Webseiten gebaut werden. Dieses HTML kann aber mit Hilfe von Platzhaltern und Variablen recht einfach individualisiert werden. Das geht nicht nur für die Anrede (%Anrede% wird zu „Herr“/„Frau“), sondern auch für die Einbettung von Artikeln (wie ein Ticker!) oder sogar von Textbausteinen aus dem Admin Bereich-Inhalte.
Wer ein CMS verwendet, kann nun die Vorlagen auch im CMS hinterlegen und so von einheitlichem Design und der Wiederverwendung von Beiträgen profitieren.
Jede Nachricht von Euch könnte z.B. eine Werbeecke enthalten, oder einen Teaser fürs Hoffest, der in jeder Email eingefügt wird. Im PCG steht nach wie vor nur die Nachricht, welche zur Kundenkommunikation gehört.
Insgesamt ergeben sich nun viele Möglichkeiten zur Gestaltung der laufenden („transaktionalen“) Mails und der Serienmails. Da kann eine Beratung nötig sein, bitte meldet Euch einfach.
Personalisieren!
Wie gerade erwähnt, die Möglichkeiten zur Personalisierung wurden ausgebaut. Dies funktionierte bisher schon bei Emails. Neu ist, das dies nun auch in allen Platzhalter-Texten funktioniert.
Darüberhinaus kann man in einem Platzhaltertext wiederum andere Textbausteine samt Variablen verwenden – der Kreativität sind so nur wenige Grenzen gesetzt.
Zudem gibt es viele neue Variablen, zum Beispiel zur Angabe der Zeit oder für Links in den Shop, ähnlich einem Ticker.
Um die Informationen zu Artikeln oder auch Warengruppen besser strukturieren zu können, konnte man schon immer auch HTML verwenden. Das hat aber Nachteile, so sind z.B. die HTML-Tags störend, wenn man diese Information als Text liest.
Neu ist, das man an sehr vielen Stellen (z.B. im Artikelmanager des PCG oder auch bei Ecoinform) den Text im sogenannten Wiki-Format eingeben kann (Siehe Dokumentation -> „Texte“). Solche Texte werden dann im Shop „schön“ formatiert, halten sich garantiert immer an die Vorgaben des WebDesigners und können aber auch leicht in Roh-Form gelesen werden. Und: man muss kein HTML kennen.