Hanno – PCG Team

Gut zu wissen: Vorausplanung von Abos

Die Abovorausplanung im PC-Gärtner ist vorgesehen für den wochenweise arbeitenden Frische-Lieferdienst, um konkrete Zusammenstellungen vorzubereiten – unter Berücksichtigung der aktuellen Einkaufspreise, der sich daraus ergebenden Handelsspannen, den bereits vorliegenden Bestellungen in der betreffenden Lieferperiode und Erfahrungswerten früherer Lieferperioden. Die Vorausplanungen lassen sich anschließend ganz oder teilweise in die aktuellen Zusammenstellungen übertragen und dort weiter bearbeiten.

Der PC-Gärtner sieht für die Sortimentsplanung verschiedene Möglichkeiten vor, bewährte Zusammenstellungen wiederzuverwenden und situativ anzupassen. Es geht darum, die betrieblichen Erfahrungswerte im Betrieb für die Gegenwart und in Zukunft nutzbar zu machen. Beispielsweise lassen sich frühere Zusammenstellungen in die Abovorausplanung importieren, an die heutige Situation anpassen und in die aktuelle Sortimentsplanung übertragen.

Nach Login ist in den PCG Hilfeseiten eine Schritt für Schritt Anleitung zu diesem Thema zu finden.
Außerdem gibt es einen kostenpflichtigen Mitschnitt eines Webinars passend dazu. Die Artikelnummer ist die 1006.

Gut zu wissen: Tabellen kopieren

Es geht ganz einfach: durch Rechtsklick in die Tabelle öffnet sich ein Menü, um die Tabelle zu kopieren oder das Fenster zum Speichern und Anwenden von individuellen Listenansichten zu öffnen.

Zu finden ist das beispielsweise in den betriebswirtschaftlichen Auswertungen für den Lieferdienst oder den Hofladen. In den Auswertungen von Gutschriften oder in Artikel-Abfragen sind Tabellen unmittelbar kopierbar, um sie in andere Programme zur Tabellenkalkulation einzufügen. Alternativ lassen sich Tabellen exportieren und speichern.

Alles das ist nachzulesen und in einem Video in unserem PCG Online Hilfesystem (nach Login).

Gut zu wissen: Individuelle Listenansichten erstellen und speichern

Zum Beispiel im Bereich der Preislisten lassen sich im PC Gärtner Listen und Tabellen individuell erstellen und damit auf das im jeweiligen Anwendungsfall Wesentliche reduzieren und fokusieren. Und damit dieser Fokus auch morgen oder nächste Woche noch vorhanden ist, können diese individuell zurechtgeschobenen Listen unter passenden Namen als z.B. „Staffelpreise“ als Vorlage abgespeichert werden.

Dieses Feature gibt es auch für andere Bereiche des PC Gärtner und neue kommen hinzu.
Insgesamt stellen die individuellen Listenansichten eine große Arbeitserleichterung im täglichen Betrieb dar und lohnen sich eingerichtet zu werden.

Vorlagen, Emails, Textbausteine

Neu im PCG

Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen, aber auch die Abovorschau und Zahlungserinnerungen können jetzt im Kundenstamm über Anschreiben und Aktionsgruppen automatisch als Emails verschickt werden. Das macht ein PCG Update seit Februar 2022 möglich.

Lieferschein- und Rechnungsmails können außerdem bei der Abschlussbuchung und beim Erstellen von Rechnungen als Einzelmails statt als Dokumentenmails verschickt werden.

Vorlagen für die jeweiligen Dokumentypen erleichtern das Verwalten der Texte.

Alle Dokumente lassen sich auch automatisch verschicken, indem eine passende Aktionsgruppe angelegt, die Anschreibenvorlage für den Dokumentenversand zugeordnet und eine Autoserienfunktion mit passendem Jobtimer eingerichtet wird.

Textbausteine im Shop

Auch Textbausteine im Shop helfen wiederkehrende Informationen an einer Stelle zu pflegen. Diese können als Variable in Emails eingebaut werden, ebenso wie in Platzhalter-Positionen im Shopsystem oder im CMS.

Die Texte selber können wiederum Variablen enthalten (z.B. %Anrede%), z.B. um die Emails zu individualisieren.

Das Aufgaben-Modul im PC Gärtner

Datenschutz – (Unerwarteter) Mitarbeiterwechsel – Prozesse optimieren

Wir wollen noch einmal auf ein gern übersehenes Feature hinweisen. Und zwar aus Gründen, die auf alle Betriebe zutreffen:

Die DSGVO zwingt uns seit 2018 mit guten Gründen, Prozesse und Aufgaben zu dokumentieren, u.a. um Datenschutzaspekte nachprüfbar zu machen.
Das hat zudem den Vorteil, dass diese Prozesse und Aufgaben für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nicht erst dokumentiert werden müssen, sondern bereits im System hinterlegt sind und es so einfacher ist, den Geschäftsbetrieb immer aufrecht zu erhalten und grundsätzliches Know-how zu bewahren.
Auch im alltäglichen Betrieb und mit Mitarbeiter*innen, die sich eine Aufgabe teilen, ist eine elektronische Ablage und Notiz das geeignete Mittel zum Zweck.
Die Mitarbeiter*innen werden automatisch, regelmäßig und tag- bzw. zeitgesteuert am PC informiert, dass eine Aufgabe anliegt.

Welche Beispiele im alltäglichen Arbeitsleben können das sein?
Hier ließe sich das Abholen der tagesaktuellen Preislisten eines Großhändlers nennen oder aber die einzelnen Schritte beim Versenden von Serienmails.

Auch die Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit der „Maschine“ wird einfacher, wenn z.B. seltene Prozessschritte, die nicht automatisch ablaufen können, als Termin oder Todo in der Liste landen.

Die Aufgaben-Verwaltung ist unter Hilfsmittel im PC Gärtner Startmenü zu finden. Weitere Info zu DSGVO-Aspekten im PCG findet ihr in den Hilfeartikeln.

Gut zu wissen: Rechnungslisten im PCG erstellen

Rechnungen lassen sich im PC Gärtner seit einer Weile auch noch nach dem Erstellen blockweise als PDF ausgeben. Das kann von großem Vorteil sein, wenn die Buchhaltung sie in dieser Form benötigt, oder falls sie auf diese Weise unveränderlich archiviert werden sollen.

Im Kundenstamm–Modul unter Rechnungslisten kann nach den entsprechenden Rechnungen gezielt gesucht werden.

Im Suchergebnis ist dann wählbar, ob nur eine Rechnung oder alle gewählten Rechnungen als PDF abgespeichert werden sollen. Auch ein Export der Rechnungsliste als Datei ist möglich.

Meet the Team: Sebastian

Wir erweitern den Kreis unseres Teams heute für Sebastian:

„Mein Name ist Sebastian und seit Herbst 2017 habe ich im PCG-Team das Vergnügen, Hannos Supportleistung ins Verständliche zu übersetzen, Anleitungen und Hilfetexte zum PCGärtner zu überarbeiten und in unser Hilfe-Wiki einzubauen. Da ich weder aus der IT-, noch aus der Bioszene komme, kann ich dabei ausdrücklich eine Außenperspektive einnehmen. Das erlaubt mir, Hanno die allerdümmsten Fragen zu stellen. Über Hinweise, Korrekturen und Anregungen zu den neuen Hilfetexten und Anleitungen würden wir uns sehr freuen.

Im anderen Leben habe ich zwei Kinder, betreibe die Leipziger Obsternte-Karte und veranstalte Mitmach-Programme für Kinder und Erwachsene. Beispielsweise baue ich Insektenhotels auf katholischen Ferienfreizeiten, mache Artikstikworkshops auf einem nordhessischen Reiterhof oder bastle mit Hanno zusammen im Porsche-Autohaus Schneekugeln. Zu meinem nächsten Anwendertreffen bringe ich einfach mal ein paar Jonglierbälle und Bilderrätsel mit …“

Monatliche Rechnung per Mail

Schon sehr lange können im PCG die automatisch erzeugten Lieferscheine per Pdf-Email an die Kunden übermittelt werden, statt sie ausgedruckt in die Kiste zu legen – und mittlerweile geht bei Kundenwunsch auch beides. Das hat sich sowohl aus betriebsökonomischer als auch aus ökologischer Sicht so gut bewährt, dass sich viele Betriebe die selbe Möglichkeit auch für die Kunden (meist Firmen) gewünscht haben, die zusätzlich zum Lieferschein auch eine Rechnung benötigen. Für die im Packstellen- oder Abrechnungsmodul gemeinsam mit den Lieferscheinen automatisch erzeugten Rechnungen haben wir das seit etwa anderthalb Jahren bereits umgesetzt, wobei die Rechnung bei Bedarf auch an eine im Kundenstammmodul separat einpflegbare Rechnungs-Emailadresse gehen kann.

Nun sind wir den nächsten Schritt gegangen und haben den gesammelten Emailversand auch für die im (großen oder kleinen) Kundenstamm erzeugten Rechnungen eingebaut – also typischerweise für die Monatszahler. Bei vielen Betrieben dürften dadurch nun eine ganze Anzahl monatlicher Kundentermine für den manuellen Emailversand der Monatsrechnungen überflüssig werden. „Monatliche Rechnung per Mail“ weiterlesen

Neues im PCG 03/18

Wie immer hat sich im PCG wieder einiges getan, und auf ein paar der aus unserer Sicht bemerkenswertesten Neuerungen wollen wir an dieser Stelle gern regelmäßig hinweisen:

Diesmal sind es ganz überwiegend kleinere Korrekturen, die an verschiedensten Stellen im Programm viele kleine Verbesserungen bingen – sogar eine ganze Menge davon:

27.03.2018: Korrekturen in der Warenwirtschaft
20.03.2018: Korrektur beim Einlesen bereits aufgelöster Rezepte in Netbestellungen
20.03.2018: Verbesserung beim Anwenden der Tourbestellschluss-Artikelsperre in der Auftragsbearbeitung
19.03.2018: erweiterte Möglichkeiten beim Markieren von Kunden aus der Suche++
13.03.2018: Korrekturen und Verbesserungen beim Email- und SMS-Versand aus dem PCG
13.03.2018: Verbesserungen in der Aufgabenverwaltung (unter Tools)
10.03.2018: erster Schritt, um auch die DataNatuReID zusammen mit der EcoInformID im PCG verwalten zu können
09.03.2018: Korrektur beim blockweisen Verschieben von Lieferadressen in eine andere Tour
08.03.2018: im GH mit GH-Shop lassen sich nun alle für einen Kunden aktuell im Shop befindlichen Artikel per Button abfragen
05.03.2018: in allen Feldern mit dem neuen Such-und Zuordnungsdialog wird ab jetzt die Möglichkeit zum Lösen der Zuordnung in den Dialog integriert
03.03.2018: neue Kundenoptionen, wenn die DriverTablet-Auslieferungsnachricht unerwünscht ist
02.03.2018: interne Ablaufverbesserungen beim Aufnehmen von Shop-Neukunden
01.03.2018: Einbau eines mitarbeiterbezogenen Hinweistextfeldes, das demnächst in der DriverApp angezeigt werden kann
26.02.2018: Exportmöglichkeit der Großhandelsrechnungen im Datev-Format
22.02.2018: Verbesserungen und Korrekturen im Hofladenmodul
21.02.2018: mehrere Korrekturen und Verbesserungen im Großhandelsmodul
21.02.2018: im Shop werden für die Kontrolle von Mindestbestellwert und Lieferkostenschwelle nun Gutschriftsartikel herausgerechnet
16.02.2018: Korrektur an der ausgewiesenen MwSt bei gewährtem Skonto

[Wo finde ich die vollständige Changelogliste?]

Neues im PCG 02/18

Wie immer hat sich im PCG wieder einiges getan, und auf ein paar der aus unserer Sicht bemerkenswertesten Neuerungen wollen wir an dieser Stelle gern regelmäßig hinweisen:

Am meisten sticht wohl für alle Lieferbetriebe die seit Januar völlig überarbeitete Abo-Registerkarte der Ökobox-Auftragsbearbeitung heraus: Hier haben wir das bereits an anderer Stelle begonnene neue Oberflächenkonzept konsequent umgesetzt, durch das zwar weiterhin möglichst viele Details direkt sicht- und bearbeitbar sind, aber die permanent sichtbaren Buttons sich auf die für das Arbeiten im gewählten Bereich unbedingt nötigen beschränken.

Deshalb hat nun z.B. nicht mehr jeder Bereich seine eigene Buttonleiste, sondern der Reiter hat oben eine übergreifende Leiste, deren Inhalt und Funktion sich abhängig vom unten aktivierten Bereich verändert. Eine komplette Beschreibung der neuen Oberfläche gibt’s hier. Hinzugekommen sind hier auch mehrere neue Funktionalitäten, vor allem

einen monatsbezogenen Rhythmus von Aboboxen/-artikeln,
auf bestimmte Lieferadressen statt auf den gesamten Kunden bezogene Lieferpausen (Pausen nur für bestimmte Aboboxen/-artikel gab’s – möglicherweise von vielen bisher unbemerkt – schon länger),
einen jetzt auch nur für bestimmte Aboboxen bestimmter Kunden einstellbaren Schutzstatus

Wie gewohnt sind alle größeren Veränderungen in den erledigten ToDos des Anwenderforums zu finden, und auch von unserer Changelogliste aller kleinen und großen Änderungen aus sind sie als Gesamtüberblick immer verfügbar. Hier als Anregung für euch nochmal eine Liste der interessantesten sonstigen Neuerungen der letzten Monate:

14.02.2018: Vorbereitungen, um demnächst in der DriverApp zusätzlich zum allgemeinen betriebsweiten Hinweistext auch Texthinweise anzeigen zu können, die sich einer bestimmten Tour oder einem bestimmten angemeldeten Fahrer zuordnen lassen
13.02.2018: auf den Rechnungen ist zusätzlich zum Liefer- bzw. Einkaufsdatum nun auch die Auftrags- bzw. Bonnummer mit enthalten
13.02.2018: die zentralen Händlerbezeichnungen für die Zuordnung in den Lieferanten-Stamdaten werden nun beim Update mit abgeglichen
09.02.2018: Hofladen: RSKV-Integration für unsere österreichischen Anwender, dabei auch Umgestaltung der Umsatz/Bilanz-Oberfläche und neues Fenster "Auswertungen"
06.02.2018: im Großhandel enthält der an die neueste Gesetzesänderung angepasste Rechnungs-Textbaustein "Arbeitsleistung-Ausgleichsabgabe" nun wieder die Summe
05.02.2018: erweiterter Datev-CSV-Export in "Export Buchführung"
26.01.2018: automatisches Betriebs- oder Mitarbeiterlogin ins neue Wiki-Hilfesystem von openPCG.eu
25.01.2018: speziell für bestimmte Erfordernisse des Schulmilchprogramms lassen sich nun manuell einem Autrag hinzugefügte Artikel nachträglich einem bereits im Auftrag vorhandenen Paketartikel zuordnen
25.01.2018: 2 Verbesserungen im Bedienkomfort beim Bearbeiten der Liefertermine und deren Bestellschlüsse
17.01.2018: Telefonnummern aus dem PCG per Klick direkt wählen: die ersten beiden Systeme angebunden (Agfeo und CTI-PhoneSuite)
10.01.2018: Einstellungen des Internetshopmoduls in zentrale Einstellungsmodul integriert
08.01.2018: mehrere Verbesserungen im Modul Kassenbuch
05.01.2018: Rückkehr zu breiteren Scannerkisten-EAN-Codes
04.01.2018: für das Bayerische Schulfrucht-Pdf lässt sich nun die seit diesem Schuljahr neu definierte Kinderzahl direkt im Programm hinterlegen
04.01.2018: in der Ökobox-Auftragsbearbeitung werden nun bei Änderung relevanter Adressfelder vor der Neueinsortierung sicherheitshalber die alten Koordinaten gelöscht
04.01.2018: verbesserte Protokollierung beim Lieferschein-Emailversand, falls Anhänge nicht gefunden werden
03.01.2018: Für Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland lassen sich nun mei jedem Artikel eine oder mehrere Zollnummern einpflegen
03.01.2018: Sortiment aus Auftrag entfernen klappt nun auch bei mehrfach enthaltenen Kisten korrekt
03.01.2018: in der Anbauplanung das Löschen einzelner Parzellen ermöglicht
03.01.2018: interne Stabilitätsverbesserungen beim Einlesen im Shop geänderter Kundendaten
02.01.2018: Möglichkeit, die im neuen Shopmodell gemachten Aboänderungen im PCG automatisch einzulesen (zunächst nur einzeln manuell)
24.11.2017: neuer Rechnungslisten-Filter auf alle Rechnungen, die zu einem bestimmten Termin noch offen waren
09.11.2017: neuer Hinweistext, den die Packer sehen, sobald sie eine bestimmte Tour zu packen beginnen
07.11.2017: automatischer Import der Shop-Newsletteranmeldung in eine Aktionsgruppe

[Wo finde ich die vollständige Changelogliste?]