Kategorie: Online-Shop

Infos rund um den Online-Shop

Neues im Shop 1/24

Nach längerer Zeit nun wieder mal ein Update für die Entwickler.

Profileinstellungen

Nachdem im Januar die Einstellungen zur Kommunikation im Profilbereich überarbeitet wurden, ist nun auch die API nachgezogen.

Die Ansicht im Shop ist je nach eingestellten Optionen verschieden – so gibt es z.B. keine Spalte „Push“ wenn keine App angebunden ist. Im Beispiel-Bild hier ist auch die Zeile für die Zustell-Benachrichtigung nicht eingeblendet, wie man am rosa hinterlegtem Hinweis (für den Admin) sehen kann.

Ein neues Feld im configuration-Endpoint listet die aktuellen relevanten Einstellungen auf. Das User-Objekt wiederum enthält die für den aktuellen Nutzer aktiven Optionen.

Vorgabe-Menge

Bisher wurde die Vorgabe-Menge eines Artikels nur zur Anwendung, wenn man einen Artikel aus einem Ticker-Fenster oder einer Landingpage in den Warenkorb gepackt hat, also dann wenn es keine weitere Mengenauswahl gab. Nun wird die Vorgabemenge auch angewandt, wenn man ein erstes mal auf „+“ klickt im Shop.

Da dies einige Anwender irritiert hat, die keine Vorgabemengen im PCG gepflgt hatten, haben wir auch eine Shopeinstellung gebaut, mit der man das alte verhalten wieder erzwingen kann.

Neue Felder zur Anmeldung

Es gibt seit einiger Zeit eine einfach per Einstellung hinzuschaltbare Option um eine Frage „Wie haben Sie uns gefunden?“ einzublenden. Die darin wählbaren Optionen werden im Admin-Bereich hinterlegt. Die auswahl des Neuanmelders wird zunächst nur in der Anmelde-Email an den Betrieb übergeben. per Übersetzungslogik kann natürlich daraus auch eine andere Frage gemacht werden, etwa „Was ist ihnen bei der Lieferung besonders wichtig?“

Zudem, können nun auch umfangreichere Formulare eingebunden werden. Das HTML Fragment dafür kann auf verschiedene Weise hinterlegt werden (das hängt auch vom Shopmodell ab), kontaktiert uns dazu einfach.

Abo-Angabe inline (Standard-Shop)

Bisher wurde die Abfrage, ob ein artikel einfach oder als Abo im Warenkorb landen soll mit einem Overlay (Popup) realisiert. Durch eine Einstellung im Adminbereich kann die nun auf eine inline-Darstellung geändert werden. Damit ergeben sich andere Designmöglichkeiten.

Auslieferungs-Status

Diese Funktion ist auch schon länger gereift; es ist gar nicht so einfach eine konsistente Darstellung zu erreichen. Zunächst gibt es den Fortschrittsbalken im Profilbereich der Nutzer – dorthin soll in Kürze dann auch die Pushnachricht verlinken. Nicht bei allen Kunden ist diese Darstellung

Suche inkl. WordPress-Inhalte

Das die Suche entweder nur die Webinhalte durchforstet oder aber die Produkte ist gerade bei kleineren Betrieben unpraktisch. Zumindest bei Sites, die auf WordPress basieren , können aber nun die Webseiten auch im Rahmen der Shop-Suche gefunden werden!

Im Beispiel hier sieht man, das die gefundenen WordPress-Beiträge keineVorschau- bzw. Beitragsbild haben…

Tourzuordnung per Polygon

Eine Tour kann nun auch mehrere Polygone in einer hinterlegten KML Datei haben – das vereinfacht mitunter die Tourstruktur. Wie bisher muss jedes Polygon den exakten Namen der zugehörigen Tour tragen. Das ist bei den meisten Zeichenwerkzeugen (z.B. Google MyMaps) problemlos möglich.

Password – sichtbar machen

Bei der Passwort-Eingabe gibt es nun eine Klartext-Anzeige-Option. Bei sehr angepassten Designs sollte die Position nochmal kontrolliert werden.

Pfand-Quittung

Es bestand der Wunsch, bei der Rückgabe von Pfandartikeln direkt eine Quitung an den Kunden zu geben. Dies kann nun im Adminbereich eingestelt werden – sofern aktiv, gibt es auch Felder für die Benachrichtigungsoptionen im Profilbereich des Kunden.

Rezept-Übergabe

Sofern eine Bestellung aufgrund eines Rezeptvorschlages erfolgte, wird in der Bestätigungsmail ein Hinweis (Fußnote) an die betreffende Bestellpositionen angehängt. Zudem wird eine Statistik mitgeführt, die eine Auswertung („Wer hat meine Rezepte verwendet?“) ermöglicht. Diese information muss mit in den Warenkorb oder in der API übergeben werden.

Neuer Shop mit Standard-Template

Das Standard-Template für die Online-Shops  vom Modell Shop2016 ist nun allgemein verfügbar. Ähnlich dem bisherigen Amperhof-Modell ist es leicht in Webseiten einzubauen, verwendet aber nun moderne Technologien und ist responsive, passt sich also an verschiedene Bildschirmgrößen an. Darüberhinaus profitieren die Kunden von einer Vielzahl neuer Funktionen.

Zwar ist die Anordnung der Komponenten in den Webseiten -im Gegensatz zu einem individuell gebauten Shop- nicht veränderbar, trotzdem kann natürlich der Stil (Farben u.a.) von WebDesignern angepasst werden. Für ambitionierte Anwender*innen gibt es auch einen Stil-Editor, mit dem man erste Versuche hinsichtlich der Gestaltung selbst machen kann.

Die Umstellung vom bisher verwendeten Standard-Template ist schon in wenigen Stunden möglich.  Die neuen Möglichkeiten der Artikelpräsentation und der Menüsteuerung benötigen etwas Einarbeitung, verprechen aber mehr Einkaufsspaß für den Kunden.

Öffentliche Informationen  zu den möglichen Shopmodellen sind verfügbar und hier speziell zum Standard-Template Shop2016.
Wir haben Anleitungen (nach Login) für Anwender und WebDesigner vorbereitet und unterstützen gern beim Umstieg.

Responsive

Sprachen und Übersetzungen

Kürzlich ist Polnisch als achte Sprache hinzugekommen!
Wird dem System eine neue Sprache hinzufügt, ist es mit der initialen Übersetzung der bis zu  3500 Wortschnipsel oft nicht getan. Deshalb hilft immer mindestens ein Muttersprachler unter den Anwendern bei der genauen Anpassung und langfristigen Pflege – es kommen ja auch immer wieder neue Funktionen hinzu.

So haben wir die internen Übersetzungs-Statistiken jetzt im Admin-Bereich des Shops einsehbar gemacht – damit wird es dem Sprach-Betreuer einfacher gemacht, Korrekturen einzupflegen und sich u.a. auf die am meisten angezeigten Texte zu fokussieren.

Es geht ja auch  nicht nur um die Beschriftung der Buttons und Texte des Shops – ein großer Teil der Informationen auf dem Bildschirm kommt von den Artikeldaten. Hier bietet das PCG System die Möglichkeitet, Artikeldaten auch in verschiedenen Sprachen zu pflegen. Schließlich kann der Shop parallel in verschiedenen Sprachen und für verschiedene Länder betrieben werden. Unter Verwendung von verschiedenen Preislisten und Menüstrukturen ist das sogar trotz verschiedener Preise und Mehrwertsteuersätze möglich.

Dabei helfen auch Werkzeuge für  automatische, regelgesteuerte Übersetzungen von Artikelinformationen oder einzelnen Zeichen.

DSGVO 5: Die Datenschutzerklärung

Mit dem Start der neuen Datenschutzgrundverordnung DSGVO am 25. Mai 2018 ist es erforderlich, ein separates Dokument bereitzustellen, in dem alle Belange des Datenschutzes dargelegt werden:  die Datenschutzerklärung.
Genau wie das Impressum muss diese leicht auf den Webseiten zu finden sein.

Die AGB, die nun um die Themen der Datenschutzes bereinigt sind, müssen nach wie vor im Verkaufsprozess leicht erreichbar sein.

„Leicht„ bedeutet in diesem Sinne, dass der Text ohne weitere Hilfsmittel (wie z.B. ein PDF-Reader) lesbar sein soll. Und sie muss natürlich zu finden sein – gleich zu Beginn eines Besuches auf unserer Webseite.

Mit der Datenschutzerklärung erfüllen wir die Informationspflichten laut DSGVO Artikel 13:

  • Kontaktdaten des Verantwortlichen
  • welche Daten werden erhoben, warum brauchen wir sie (sofern nicht offensichtlich), wie lange speichern wir sie.
  • Hinweise auf Auskunftsrechte (über eigene Daten) und Beschwerderechte (bei Aufsichtsbehörden)
  • Hinweise auf  Möglichkeiten Daten zu korrigieren oder zu löschen. In der Regel kann hier ein Hinweis auf die Profil-Seite in den Shopsystemen oder dem Kundensupport gegeben werden.
  • Information, sofern Daten bei anderen Firmen erhoben und gespeichert werden (z.B. Schufa-Auskünfte).
  • Ggf. Information über Unterauftragnehmer  – sofern ein Vertrag vorhanden ist(!) müssen diese nicht namentlich genannt werden. Sinnvoll ist eine Nennung immer dann, wenn der Name in Form von Domains oder Links (z.B. Ökobox-Online) oder bei der Anwendung eines Hilfsmittels (wie Google Maps) sowieso erkennbar ist oder wir einfach transparent unserem Kunden gegenüber sein möchten.
  • Nach Absatz (2) weisen wir den Kunden auch auf die Möglichkeiten hin, der Erfassung o.g. Daten zu widersprechen. Das wird nicht immer möglich sein: Manches, z.B. Sitzungsnummern (die in Verbindung mit Cookies bekannt sind) brauchen wir, damit das System, der Shop sicher funktioniert. Auch die Adresse ist notwendig, um liefern zu können. Anderes aber, wie das Einsammeln statistischer Informationen über das Besucherverhalten (Tracking) ist nicht notwendig um mit dem Kunden ins Geschäft zu kommen. Sofern technisch möglich, bieten wir unseren Kunden also eine Möglichkeit, sich diesem Dienst zu entziehen (sog. „Opt-Out„).

Wenn wir schon bei Cookies sind: dies sind Informationshäppchen die im Browser des Kunden hinterlegt werden, typischerweise beinhalten sie nur Sitzungsnummern und sind, wie beschrieben, zur Funktion der Webseite notwendig. Die Tatsache, das etwas beim Kunden gespeichert wird, ist übrigens kein Grund für den oft eingeblendeten Hinweis „wir verwenden Cookies“.  Weil wir diese Nummern aber  auf unserer Seite (dem Server) einsehen und dem Kunden zuordnen können,  ist es uns möglich z.B. den Ablauf einer Kundensitzung rekonstruieren. Damit gehört diese Information zu dem o.g. Punkt „welche Daten werden erhoben…“ und ein separater Hinweis erübrigt sich.

Neben den notwendigen Dingen in diesem Text steht es uns auch frei, weitere Informationen zu übermitteln, die gegenüber dem Kunden Vertrauen aufbauen. Z.B. dass die Mitarbeiter speziell im Umgang mit personenbezogenenen Daten geschult wurden, oder dass bewusst auf Detailfunktionen beim  Tracking verzichtet wird. Dabei hilft auf jeden Fall auch eine einfache und verständliche Formulierung, eventuell auch Grafiken oder Video’s. Die Grenze zur Werbung oder gar Entertainmant muss man ja nicht unbedingt überschreiten 😉

Disclaimer: Wir können und wollen hier keine Rechtsberatung sein – dies ist lediglich unsere nach bestem Wissen geschilderte Vorgehensweise. Die natürlich schon aus Raumgründen unvollständig ist. Wenn Ihr selber Anregungen habt, z.B. von Eurem Haus-Juristen, schreibt einen Kommentar!

Hinweise zur Gestaltung der Datenschutzerklärung für Anwender des PCG und des Online-Shops von Ökobox-Online

Entwickler-Info 3/2018: Navigationsoptionen

Unter dieser Kategorie Entwickler informieren wir zu Neuerungen und Änderungen am „Werkzeugkasten“ mit denen ein Shop im WebSite eingebaut wird. Diese Neuerungen können, müssen aber nicht in Eure betreuten Websites einfließen. Gelegentlich erwähnen wir auch Fixes für „prominente“ Bugs.

Navigation für mehrere Shops

Mittlerweile gibt es verschiedenen Techniken, um mehrere Shops an einer PCG-Installation zu betreiben. Mittels der neuen Optionen oo-navi-group und  oo-navi-subgroup kann man die Navigationsoptionen auf eine bestimmte „Gruppe“ beschränken – aktuell gibt es davon zwei: „Normale“ Haupt-Navigationspunkte, und die im PCG als „Test“ markierte.

Damit gebaute Shops nutzen trotzdem alle darunter liegenden Artikel gemeinsam (Suche, Filter). Damit eignet sich diese Methode, um z.B. Shops und WebSites mit Fokus auf bestimmte Produktgruppen zu bauen.

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Diese Komponenten nutzt nun, wie auch Filter oder Suche ein Overlay zur Darstellung des Inhaltes.

Anmeldung

Mit oo-logon-skip-locate kann die Standortabfrage komplett unterdrückt werden – sinnvoll z.B. wenn Neukunden auf festen Touren landen sollen.

oo-logon-mode=“email1st“ stellt eine Abfrage nach der EMail voran. In Folge kann dann zur Anmeldemaske (bzw. Passwortabfrage) oder der Neuanmeldung verzweigt werden. Das zugrundeliegenden HTML Template hat sich um diese Abfrage erweitert, ist aber ansonsten unverändert geblieben.

Umbau der Abosteuerung

In Folge von Diskussionen beim Anwendertreffen im Februar haben wir die Möglichkeiten zur Abosteuerung   komplett aus dem Warenkorb entfernt. Mehr Info ist im entsprechenden Trello-Board zu finden (für eine Einladung bitte an Bob wenden) . D.h. die ggf. angepassten CSS Stile sind dazu nicht mehr notwendig. In Anlehnung an vorhanden Stile sind einige wenige Optionen im Profilbereich hinzugekommen.

Shop-Komponente

Ein neuer Schalter oo-shop-startnav=“<navigationlevel>“ ermöglicht die Angabe einer Navigationsebene, sollte noch keine gegeben sein (also meist im Startzustand der Webseite). Ansonsten wir an dies Stelle im die im Admin-Bereich festgelegte Menüebene verwendet.

Ticker mit Abo-Option

Auch die im Ticker angezeigten Artikel können nun periodisch bestellt werden. Die Option muss mit einem Schalter eingeschaltet werden. Zudem kann die Zielseite je nach Anmeldezustand des Besuchers unterschiedlich angegeben werden. Das hilft insbesondere beim Bewerben von Artikeln mit umfangreichen Beschreibungen oder Angaben zur Lieferung/Konfiguration oder Verpackung.

Chat!

Bereits seit einiger Zeit ist das Chat-Modul im Shop einsatzbereit – zwar wurde es zunächst für den neuen Shop gebaut, es funktioniert aber auch mit dem Amperhof-Shopmodell!

Wir haben uns nach einigen Experimenten für eine eigene Entwicklung entschieden – dadurch ergeben sich viel mehr Möglichkeiten zur Integration in unser Gesamtsystem.

Möglicherweise ist es nicht ganz so idyllisch wie im Bild oben. Ein Betreuer kann viele Chats gleichzeitig managen – sich aber auch mit Hilfe einer „Pausentaste“ vor zu vielen Anfragen schützen. In ruhigen Zeiten wiederum könnte sich der Betreuer per SMS „wecken“ lassen (und muss also nicht ständig vorm PC oder am Handy lauern). Speziell Sonntags am Abend wären sicher auch mehrere Mitarbeiter gut beschäftigt. Verschiedene Studien scheinen zu bestätigen, dass die Kundenzufriedenheit und die Umsätze steigen, wenn jemand sofort antworten geben kann.

Ideen für die o.g. Integration gibt es viele – von der Bildschirmübertragung bis zur Live-Unterstützung durch das fernsteuern der Webseite (wo finde ich die Lieferpausen?). Vorbereitet ist das System auch für eine gemeinsame  überbetriebliche Nutzung, wo etwa ein von mehreren Betrieben „gesponserter“ Mitarbeiter verschiedene Websites betreuen kann. Auch die Einbindung automatisierter Systeme (Chatbots) liegt nahe.

Braucht man einen Chat? Das müsst Ihr herausfinden. Aber oft gibt es kleine Fragen, die schnell beantwortet sind und ein gutes Gefühl „die betreuen mich“ – hinterlassen. Vielleicht etwas Ersatz für einen Laden-Besuch mit persönlichem Kontakt. Andererseits erwarten das ja manche Kunden, weil sie es „woanders“ schon genutzt haben.

Das Modul ist im Shop jedenfalls schnell eingeschaltet – und notfalls auch wieder ausgeschaltet 😉

 

Entwickler-Info 1/2018: jQ3, Mapping

Unter dieser Kategorie Entwickler informieren wir zu Änderungen am Systems. Normalerweise werden wir alle Interfaces (CSS-Klassennamen, API-Aufrufe, Abhängigkeiten von Bibliotheken) rückwärts-kompatibel halten. Deshalb gibt es hier insbesondere Neuerungen zu finden, die in Eure betreuten Websites einfliessen können, aber i.d.R. nicht müssen. Gelegentlich erwähnen wir auch Fixes für „prominente“ Bugs.

Januar 2018
  • Script-Aufruf .../client1.js verwendet nun Jquery3. Unser Interface war auch bisher JQ3 Kompatibel, nur musste man diese Abhängigkeit selber in einem eigenen Startup-Script pflegen.
  • Neue Produkt-Datenblätter in der Artikel-Detailansicht. Durch die Einbindung von DataNatuRe werden nun auch neue Produkt-Datenblätter an dieser Stelle erscheinen. Leider konnten wir hier nicht die gleichen CSS-Klassenbenennungen wie im Ecoinform-Falle beibehalten. Ggf. fällt also hier neue Design-Arbeit an!
  • Fix, nur zur Info: Mobile-Touch ist zur Navigations-Komponente hinzugekommen. Es fehlt leider immer noch in der SubNavi-Kompnente.
Dezember 2017
  • Eine neue Mapping-Option erlaubt es, je nach angezeigter Navigationsebene eigene Webseiten anzusteuern. So kann z.B. eine bestimmte Warengruppe/Preisliste in einem andern Design/Layout dargestellt werden. Dies wird im (optionalen) Start-Script hinterlegt, z.B. so:
oo.configureShopPageMap({ // mappings 
 'Group:66': "shop1.html", 
 'Group:68': "shop2.html" 
});

Dieses Mapping greift bei Klicks auf alle Links die die Navigationsebene ändern, gleich von welcher Komponente.

  • Die Shopkomponenten hat in der Detailansicht einen Link zurück zur übergeordneten Ebene bekommen. So lassen sich noch kompaktere Screens bauen. Dieser Link (.oo-shop-sl-parentlink) ist in der Vorgabe ausgeschaltet, damit kein Design zerstört wird.
  • Die Ladeanzeige fügt nun eine CSS-Klasse an den Body-Tag, wenn die Seite (aus Sicht des OO-Frameworks) erstmalig komplett geladen wurde. Damit können Einblendungen etc. rein per CSS erfolgen. ohne auf eigene Javascript-Funktionen im Start-Scriptt zurückgreifen zu müssen.

zum letzten Beitrag in dieser Kategorie.

Ready for Business! Websites mit neuem Shopsystem

Zugegeben, wir haben lange gebaut daran – aber dafür sind nun alle gewohnten Funktionen drin – und natürlich noch viel mehr!

Eigentlich ist das System ja schon seit Februar letzten Jahres in Betrieb. Die Umsetzung der damit nun möglichen Verkaufskonzepte ist oft aber nicht nur ein technisches Ding, sondern zieht einiges Nachdenken in den Betrieben nach sich. Es erfordert gelegentlich organisatorische Änderungen, zwingt manchmal über das gesamte Marketing-Konzept nachzudenken…kurz: es braucht auch Zeit.

Neben der Modernisierung der technischen Basis können nun viel mehr Artikel-Details dargestellt werden, es gibt Filtermechanismen, die Navigation ist direkt aus dem PCG frei gestaltbar, es gibt mehr Möglichkeiten Abokisten darzustellen, wir haben die Anmeldung („Gast“) entspannt und auch die Abosteuerung ist zurück.

Mittlerweile haben einige Betriebe den neuen Shop eingebaut. Das bedeutet es gibt nicht nur das PCG-Team was Euch beraten kann, sondern es gibt auch Kollegen die bei Fragen helfen. Vieles was wir gelernt habe ist im neuen Dokumentationssystem gelandet, das wir auf dem Anwender-Treffen in Kürze vorstellen werden.

Das neue System besteht aus Bausteinen, welche in einen Website eingebaut werden müssen. Es gibt z.B. eine Warenkorb-Komponente, eine Komponente zur Artikeldarstellung, zur Anmeldung, zur Filterung der Produkte oder Komponenten für  Chat und Mail. Nachdem man sich klar geworden ist, auf welche Seiten man diese Komponenten am besten setzt, muss der WebDesigner diese noch in Eurem Stil „anziehen“.

Im Gegensatz zum bisherigen System ergibt das sehr viele Freiheiten zur Gestaltung – diese Freiheit zwingt zum Nachdenken: wie kann ich meine Produkte am besten in Szene setzen? Verrückt oder Traditionell? Mit Vielfalt oder auf Zielgruppen zugeschnitten? Natürlich kann man bei Kollegen abschauen…oder bei anderen Shops da draußen.

Es gibt bereits einige Websites, mehrere WebDesigner kennen sich also damit aus und können Euch ein Angebot machen. Auch wir als PCG-Team werden Euch im Laufe des Jahres Angebote für vorkonfigurierte Systeme machen können, inkl. Schulung und Hilfe bei der Ersteinrichtung.

Im Laufe von 2018 wird es auch  ein vorgefertigtes Standard-System geben, welches mittelfristig das aktuelle („Amperhof“)-Modell ersetzen wird. Auch dieses soll „out-of-the-box“ funktionieren und mit wenigen Handgriffen anzupassen sein. Natürlich hat man dann ein Standard-Layout und nicht die Flexibilität der oben geschilderten Lösungen.

Übrigens könnte man das neue System auch „nebenher“ einbauen: Warum nicht eine Webseite nur für einen Event? Nur für einige Warengruppen oder Marke? Für Rezepte oder für eine bestimmte Region? Mit der Technik der Alternativ-Systeme ist dies leicht möglich, parallel zum Haupt-Shop.

Gern beraten wir Euch!

Mehrere Shops an einem PCG!

Ziele auf die Zielgruppe – verwende mehrere Shops!

Mitunter zeigt es sich, das man mit einem Shop nicht alle Kunden einfangen kann: vielleicht wird unter einem Namen (==WebSite, Marke) bereits etwas anderes erwartet oder die Zielgruppe eben woanders (bei Facebook?). Auch die Trennung von lokaler eigener Auslieferung und Versand kann mit einem zweiten Shop leichter sein. Und bei einem Umbau der Webseite kann eine weitere Shop-Instanz hilfreich sein, um in Ruhe testen zu können.

Eine Shopeinbindung in den WebSite bedingt immer auch eine Reihe von Konfigurationen – da geht es um Web-Adressen, Stile und Designaspekte, aber auch um Entscheidungen, welche Daten (Preislisten/Warengruppen oder Touren) angeboten werden sollen.

Mit Hilfe von sogenannten „Alternativsystemen“ kann man dies recht einfach bewerkstelligen. Dabei werden weiterhin alle operativen Daten mit dem PCG ausgetauscht und bearbeitet. Die Konfiguration der Shops wird aus dem Standard-System ererbt und kann dann angepasst werden. Zum Beispiel die Lieferkosten, Sprachoptionen oder Textbausteine – direkt im gewohnten Admin-Bereich des Shops.

Das  Alternativsystem ist nicht zu verwechseln mit dem Staging-System: dieses dient zum Test und ist nicht (notwendigerweise) mit einem ERP System (PCG) verbunden.

Hier gehts zu detaillierteren Informationen im Hilfebereich.

Neue Datenschutzregelungen 2018

Ein Thema, das 2016 schon mal auf dem Tisch war – da gab es doch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) … und nun schon wieder? – Ich sehe, dass viele jetzt beim Lesen mit den Augen rollen 😉 Aber zum fairen Handel gehört der faire Umgang mit den Daten der Menschen mit denen wir handeln und zusammenarbeiten – und deshalb sollte es sogar ein Chef-Thema sein.

Im Mai 2018 tritt EU-weit eine umfassende Datenschutzreform in Kraft. Die Regeln sind schon seit einiger Zeit bekannt und werden zu dem Termin aber mit dem Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) aktualisiert und verpflichtend.

Relevant ist es in aller Regel für die Anwender des PCG – selbst wenn man ein System ohne Online Shop betreiben würde. Im Kern geht es ja um personenbezogene Daten.  Aber bei der Gelegenheit kann man auch gleich andere Datenflüsse beleuchten.

Für größere Betriebe gibt es ausführliche Regelwerke (ITIL) und „Best Practices“, die oft zur Bedingung oder Vorbereitung von Zertifizierungen dienen.  Aber auch wenn man keinen ISO9000-Stempel haben möchte, bieten schon die Inhaltsverzeichnisse solcher Anleitungen gute Hinweise wo alles Risiken versteckt sein können.

Die wenigsten werden die Geduld haben sowas durchzuarbeiten, deshalb werden wir in den nächsten Ausgaben jeweils einige Aspekte des Gesetztes diskutieren. Diesen Lesestoff kann man gern als Hausaufgabe betrachten – so ist der Betrieb im Mai fit dafür.

Alternativ  kann man sich von Dienstleistern helfen lassen, die -im Gegensatz zu uns- auch rechtlich bindende Aussagen machen können.

Erster Schritt: Bestandsaufnahme

Viele Betriebe sind über die Jahre gewachsen – neue Mitarbeiter haben Aufgaben übernommen, welche vorher der Chef/die Chefin selber wahrgenommen hatte; Wachstum führt oft auch zur Spezialisierung von Aufgabengebieten mit eigenen Regeln und Abläufen. Da kann durchaus etwas der Überblick verloren gehen – und den braucht man, um Risiken für die „Daten“ der Mitarbeiter, der Kunden oder den Betrieb selber zu erkennen.

Am Besten man begint mit einer Liste an Prozessen die im Betrieb bekannt sind. „Neukunden-Anlegen“ oder „Bestellung abwickeln“ sind offensichtlich, aber auch „Mitarbeiter verlässt uns“ oder „Artikeleinkauf“ sollten in dieser Liste zu finden sein. Nach einer Weile Nachdenken sollte die Liste vielleicht 20 Einträge haben, vielleicht mehr. Manche Prozesse, die zwar schon immer existieren werden mitunter dabei erstmals einen Namen bekommen.

So ein Prozessverzeichnis ist übrigens auch hilfreich um neue Mitarbeiter anzulernen oder um interne Abläufe zu vermessen und zu optimieren. Aber darum soll es hier nicht gehen.

Im nächsten Schritt schreibt man zu diesen Listeneinträgen die Datenprozesse, die beteiligt sind. Beim Beispiel der Neukunden-Anlage wäre dies zunächst  die Erfassung der Daten – vom Online Shop oder einer Email oder per Telefon. Vielleicht hilft eine kleine Skizze dabei. Nun könnte man hinzufügen, wer diese Daten „bewegt“ (Ein Name oder eine Rolle, z.B. „Kundenbetreuung“), womit er sie bewegt („Email-Programm“, „PCG“) und wo diese Daten „lagern“ („Sever mit PCG“, „oekobox-online“). Wahrscheinlich zuerst in einer Email-Mailbox, dann lokal in einer Datenbank und dann auch Online in einer Datenbank – der neue Kunde soll sich ja im Shop anmelden können.

Hier noch ein paar Ideen für Prozesse, die in der einen oder anderen Form bestimmt bei jedem zu finden sind, manche sind möglicherweise sehr ähnlich und können zusammengefasst werden:

  • Aboänderung, Urlaubseinträge, Stammdatenänderung von Kunden
  •  Änderung von Mitarbeiter-Daten (o-ja, das sind auch Personen!), Zeiterfassung oder Urlaubsabsprachen
  • Tracking-Daten-Sammlung von WebSeiten und dem Online Shop: wer sammelt, wer macht was mit den Daten?
  • Erfassung und Pflege von Lieferanten-Daten
  • Prozesse im Bestellwesen
  • Fahrer und Liefer-Prozesse (Fahrer-App)

Einige dieser Dinge mögen Euch nicht so bewusst sein (weil hinter einem Button im PCG verborgen) oder sogar gar nicht interessieren – gern könnt Ihr uns im PCG-Team dazu befragen. Oft ist es interessanter als Ihr denkt 😉 – zudem ist es wie gesagt Chefsache, es könnte ja auch sein, ein Datenschutzeauftragter kommt bei Euch vorbei und fragt.

In vier Wochen werden wir diese Liste brauchen, um Datenfelder zu benennen, Risiken zu identifizieren und um Verantwortlichkeiten zu erkennen.