Mail-Einstellungen: DKIM

Nach dem SPF-Eintrag (siehe Mail-Einstellungen: SPF) kommt nun der nächste Baustein für eine sichere Mail-Zustellung: DKIM.

DKIM steht für „DomainKeys Identified Mail“. Klingt kompliziert, ist im Prinzip aber eine Art Siegel: Jede Mail, die unser Server für Euch verschickt, bekommt eine digitale Unterschrift. Der Empfänger kann damit prüfen, ob die Mail wirklich von Euch (bzw. in Eurem Auftrag von uns) kommt und unterwegs nicht verändert wurde.

SPF sagt also, wer Mails für Eure Domain versenden darf. DKIM sagt: diese Mail ist echt und unverändert.

Wie funktioniert das?

Die Unterschrift wird mit einem geheimen Schlüssel erstellt, der nur auf unseren Mailservern liegt. Den passenden öffentlichen Schlüssel, mit dem jeder die Unterschrift prüfen kann, findet der Empfänger – genau – im DNS-Eintrag (Domain-Namenssystem) für Eure Domain.

In Eurem DNS muss also ein TXT-Eintrag angelegt werden, der auf unseren Schlüssel verweist, und zwar in der Form

oo._domainkey IN TXT v=DKIM1; h=sha256; k=rsa; p=MIGfMA0G.....IDAQAB

In Worten: „Wir vertrauen Mail-Versendern, die einen Teil der Email mit dem Schlüssel „oo“ signiert haben“

Wie beim SPF gilt: Wie das geht, weiss am Besten Euer Domain-Administrator. Viele Hosting-Dienstleister haben aber auch einen Menüpunkt in ihrer Bedienoberfläche (meist irgendwo unter „DNS-Einstellungen“ oder „DNS-Records“).

Warum ist das wichtig?

Die Mail-Provider prüfen bei eingehenden Mails inzwischen beides: SPF und DKIM. Gerade die Großen (Google, Microsoft, Yahoo & Co.) bestehen mittlerweile ziemlich deutlich darauf. Fehlt die Unterschrift, ist die Mail nicht automatisch Spam – aber sie hat schlechtere Karten.

Und DKIM kann etwas, das SPF nicht kann: Wird eine Mail weitergeleitet (z.B. vom Postfach bei GMX automatisch an Gmail), passt der SPF-Eintrag nicht mehr, denn der weiterleitende Server steht ja nicht auf Eurer „erlaubt“-Liste. Die DKIM-Unterschrift reist aber mit der Mail mit und bleibt gültig. Weitergeleitete Mails landen deshalb mit DKIM deutlich seltener im Spam-Ordner.

Also:

  • Nachweis, dass die Mail wirklich von Euch kommt
  • Schutz davor, dass die Mail unterwegs verändert wird
  • höhere Sicherheit, dass gewollte (Shop-) Mails auch wirklich beim Kunden ankommen – auch bei weitergeleiteten Mails

Und was ist DMARC?

Vielleicht ist Euch der Begriff schon begegnet. DMARC ist der Dritte im Bunde: Damit legt Ihr fest, was der Empfänger tun soll, wenn SPF und/oder DKIM nicht passen (nichts tun, in den Spam-Ordner, ablehnen) – und Ihr könnt Euch Berichte darüber schicken lassen. DMARC baut auf SPF und DKIM auf. Deshalb erst diese beiden sauber einrichten, dann DMARC.

Geht halt nicht anders?

Wenn es nun absolut nicht geht: Wir verschicken Eure Mails natürlich trotzdem – nur eben nicht für Eurer Domain unterschrieben. Das Risiko, im Spam-Ordner zu landen, ist dann halt höher. Die Warnmeldung könnt Ihr, wie beim SPF, im Adminbereich (Status->Monitor) mit einem Häkchen für die Zukunft (zumindest für einige Zeit) unterdrücken.

Siehe auch Mail-Einstellungen: SPF und Mails, Mails, Mails…

Mail-Einstellungen: SPF

Vielleicht habt Ihr ja auch kürzlich eine Warnung des Shopsystems über einen fehlenden sogenannten SPF Eintrag bekommen.

SPF ist eine Technik, um anzugeben, wer Mails für meine Domain überhaupt versenden darf. Da der Online Shop, der ja auch Mails versendet, auf unseren Servern läuft, müssen wir also, mit unserer IP-Adresse, auf der „erlaubt“-Liste stehen.

Diese Liste wird im DNS-Eintrag (Domain-Namessystem) für Eure Domain gepflegt, eben mit diesem „SPF“-Datensatz.

In diesem Datensatz muss ein Verweis auf uns in der Form spf:include _spf.oekobox-online.eu enthalten sein. Ist das nicht der Fall, kommt die o.g. Warnung.

Wie das geht weiss am Besten Euer Domain-Administrator. Viele Hosting Dienstleister haben aber auch irgendwo einen Menüpunkt in Ihrer Bedienoberfläche, um die Einstellung einfacher hinzubekommen.

Warum ist das wichtig?

Jeder (Dienstleister) der ein Mail-Postfach bereitstellt versucht die Empfänger vor Spam zu schützen. Ein Teil der Prüfungen ist die oben erklärte Kontrolle. Gibt es den Datensatz gar nicht, kommen zwar andere Kriterien zum Einsatz. Aber ob der Absender dann ein Bösewicht ist oder wir (oder ihr selber), ist halt schwerer zu klären.

Ist der Datensatz vorhanden und passt nicht, ist auch klar: Das ist Spam, wird gelöscht oder kommt in das Spam-Verzeichnis.

Ist der Datensatz aber vorhanden und passt, wird die Mail mit großer Wahrscheinlichkeit erfolgreich zugestellt.

Also:

  • Schutz, das jemand in Eurem Namen Mails versendet
  • höhere Sicherheit, das gewollte (Shop-) Mails auch wirklich beim Kunden ankommen.

Aber,…ist doch schon länger so!

Stimmt vielleicht, aber die Anzahl der Bedrohungen nimmt seit einiger Zeit deutlich zu. So eine Bedrohung ist z.B. Phishing: Ein Kunde bekommt eine Mail, die aussieht wie von Euch…und wird in irgendeiner Form reingelegt. Ihr solltet also Eure Mail-Reputation auch im Interesse Eurer Kunden pflegen.

Geht halt nicht anders?

Wenn es nun absolut nicht geht: Im Adminbereich (Status->Monitor) kann man alle Warnmeldungen einsehen – und mit einem Häkchen für die Zukunft (zumindest für einige Zeit) unterdrücken.

Siehe auch Mails, Mails, Mails…

Die Ökobox Auswertung – Automatik einrichten

Macht Euch den Auswerteprozess durch das Einrichten einer Automatik etwas einfacher! Auch die Zeitsteuerung und die gezielte (pdf) Druckerauswahl gehören dazu.
Wie geht das?

Aktiviere dazu „Ändern erlauben“ im PCG Fenster rechts unten sowie das Häkchen bei „Automatisch“ (Bild), wähle die Master-Tour, von wo aus die Auswertung gestartet werden soll, setze das Häkchen bei „Drucken“ (Bild) und starte die Automatik (Bild).

Die Automatik läuft dann im Hintergrund nach Blockbearbeitung, also bis zum nächsten Stop. Es sei denn, sie wird vorher gestoppt.

Sofern keine „Letzte Ausführung“ definiert ist, wird die Auswertung nur einmal am Tag ausgeführt – und zwar nach dem frühesten „Ausführen nach:“-Zeitpunkt.
Ist aber eine „Letzte Ausführung“ definiert, kann die Auswertung ein weiteres Mal am selben Tag ausgeführt werden. Das kann jedoch immer mit dem roten X zurückgesetzt werden.

Für den Druck empfehlen wir die Auswahl eines pdf Drucker anstelle eines Standarddruckers aus der Druckerliste. Hier bieten sich PDF24 oder clewPDF an, die vorher heruntergeladen werden müssen, um zur Auswahl zu stehen.

Der Vorteil eines pdf Druckers ist, dass er sich nicht mit dem Erzeugen eines Files und dem Abspeichern aufhält, die den Automatikprozess zum Stoppen bringen würde.

Bereit für Euch: Mitschnitte des PCG Anwendertreffens 2026

Viele von Euch angemeldeten Teilnehmenden wollen die Mitschnitte der sieben Blöcke im Anschluss des Treffens nachvollziehen. Egal, ob Ihr vor Ort in Rothenburg oder daheim am PC zugeschaltet wart. Dazu erhaltet Ihr eine Mail bzw. habt sie schon.

Aber auch Betriebe, die nicht teilgenommen haben, können die Mitschnitte kostenpflichtig erwerben. Wie das geht, findet Ihr auf der Seite zu Terminen und Veranstaltungen.